高等院校校园网行政管理系统的开发与应用
严世芸 杨美玲 陈韶明
中国高等医学教育 2000年第1期
面向21世纪信息社会的校园网行政管理系统应该是科学、高效的现代化办公的重要方法，是当今高校管理改革的一项重要举措。
上海市政府各部门在80年代中期开始进行办公自动化建设，1997年又进一步开展信.息网络系统的建设，市领导机关和政府各部门的办公室自动化系统多数已建成投用，区、县办公自动化系统也具有较好的基础，其余单位将在2000年全面建成。作为科技发源地的高等学校，尽管计算机的人才大多出自高校，尽管其他企业网络的开发离不开高校高科技人才的支持，然而，目前全国高校的计算机管理(行政管理方面)的功能大多处于单机或联机的水平，远没有达到网络化管理的程度.
国家已经为高校提供了良好的条件，投入了大量的资金进行网络建设，国内大部分高校已经联网或正在联网中，但目前计算机网络的使用效用远未达到应有的水平。一方面硬件和软件的投入不成比例，大多重视硬件建设的投入。在软件建设方面，大部分学校又往往注重对业务方面的开发，而对于管理方面的作用却未被大多数人所认识。其实.高校校园网建设应当对高校的教学与管理水平的提高作出双重的贡献。据了解，即使是全国一流的大学，虽然他们的计算机硬件条件及计算机技术力量都堪称一流，然而，校园内却没有一个完整的局域网。尽管通过网络可以快捷地向世界各地发送电子邮件，但是校内简单的公文流转还得用人工传送，管理人员的办公桌还是文件高叠，学校内部的联系还要通过Internet，高校的行政管理已经落后于目前社会上计算机管理发展的总体水平。因此，高校应该加强对行政管理系统的建设，利用网络化信息共享的条件，以提高学校的管理水平，跟上时代发展的步伐。上海市教委张伟江主任要求根据高校的管理模式和实际需要，尽快开发出高校行政管理软件，先在1－2个学校试行，然后进行推广，以期在上海高校全面实现计算机管理。
一、校园网行政管理系统的开发
1.校园网行政管理系统开发的目标。
上海中医药大学发展的总体目标为高层次、研究型、外向型的综合性大学，力争在2010年建设成为国内一流、世界著名的大学。围绕这个总目标，要求有一流的教师、一流的教学设施、一流的管理人员。一流的管理人才加上一流的管理方法，才是21世纪的管理模式。为此学校决定进行行政管理系统的开发。该系统的开发具体达到以下目标:使办公信息计算机化、网络化。实现办公信息共享;对办公及工作流程进行计算机管理和控制，实现协调、协作办公，提高办公质量和效率;实现信息采集、归档、查询和管理的计算机化;集成办公信息系统与其他周边系统。它使领导及有关管理人员及时、准确、全面地掌握学校各项信息，以实现对学校科学、规范和高效的管理，提高教学质量和办学效益。
2.校园网行政管理系统覆盖面。
该系统第一阶段覆盖了学校所有联网的部门，如图1.开发充分考虑到学校管理的各项环节，充分利用计算机的各种功能，满足各管理层次人才的要求。
3.校园网行政管理来统实现的内容。
该系统根据不同的应用设计了各种信息流程和管理模式，满足了学校行政和党务管理的实际需要。通过计算机网络实现了电子邮件、校内公文(各类上行文和下行文、各类请示汇报和通知等)的自动流转及归档，代替了人工的传送和管理，消灭了公文堆积如山的现象。
该系统还为各部门建立不同的信息库.规范各部门的管理;设有连接部门各类数据库的接口.为校领导提供各类信息。
该系统建立全校信息栏以及查询系统，方便各类信息的发布，实现全校范围内的信息共享。
办公人员可以在该系统上完成绝大部分日常事务，以计算机通讯取代纸介质的传送，也可以通过该系统访问被授权访问的数据，或通过由系统提供的快捷方法访问Internet.或以快捷方法进入字处理系统等等。
学校领导可以方便、及时地获得各种信息和统计数据，了解各项工作的进展情况，为决策提供可靠的依据。
该系统设置了公文的自动流转、自动跟踪、自动归档等多项功能。
4.校园网行政管理系统实现技术。
该系统在技术实施上采用了国际上流行的Lotus Notes网络平台，该平台是目前世界上最成熟的企业级电子邮件群件平台之一，适用于构造学校通讯基础设施和Intranet。同时，它还具有很强的工作流控制功能、信息管理与发布功能以及文档数据库管理系统，非常适用于Intranet的应用系统，尤其是办公信息系统。且该系统对网络的带宽要求不高，在传统的100M/10M以太网环境下，就能够很好地运行，便于系统的扩展和推广应用。
二、上海中医药大学校园网行政管理系统的应用
1.校园网行政管理系统应用的关键在于领导观念的改变
计算机在高校的使用比较普遍，也有有关办公自动化方面的开发，但是大多数没有应用，其重要的原因缘于领导的观念。一是由于对计算机技术的认识不够;二是对习惯的工作方法的依赖;三是高校还没有走出计划经济的圈子，甚至错误地认为计算机管理软件的开发和应用只是计算机技术人员的事情。实际上，这是一场自上而下的改革，完全取决于领导层的决策。
上海中医药大学校领导以敏锐的前瞻性的眼光来设计中医药大学的未来。学校一方面采取行政措施要求用现代化的手段来进行教学和管理，另一方面重视校园网建设，积极组织力量进行行政管理系统的开发。我校软件系统开发成功也是计算机技术人员与管理人员紧密配合的结果。
2.校园网行政管理系统应用的关键在于领导的决心.
尽管计算机技术能实现想做的一切，但是，即使是一个尽善尽美的软件系统，也需要人去应用。管理系统涉及各种不同层次、不同要求、不同类型的管理人员，要使他们抛弃传统的工作模式，学习用一种新的工作方式来进行运作，阻力非常大.根据国外的经验，在开始推行计算机管理系统的时候也是困难重重。我校领导观点一致，即非上不可，从校领导开始，凡是不从网上发的文件一律不批，校办督办，校办、党办协同管理，各部门负责人和网络员都要会操作。该系统于1998年9月完成，1999年3月正式运行，采取有纸和无纸公文并存的形式。1999年10月学校正式实施无纸化办公。
3.校园网行政管理系统应用的关键在于软件设计合理、功能齐全和操作简便。
该软件的开发经过了管理人员和技术人员周密的调查研究，除了考虑到高校管理的要求和特点，还充分考虑到发展的需要，经过反复论证，多方听取意见，最后形成《上海中医药大学校园网行政系统发展规划》。软件设计要求既符合管理的规律，又起规范管理作用，还要使管理人员愿意接纳;既要功能齐全，又要操作方便;要便于信息的生成和流通，但又不要化很多的时间去维护;除公文的自动流转，还要有自动归档和科学的查询系统;提供便捷的方法进入Internet和字处理;重要的是留有开拓的空间，可以进行不断的开发和升级。
为了便于操作，设计的界面尽可能简捷，一目了然，设置了下拉式的菜单，给予各种提示。由于不用花很多的时间进行培训便能操作，加上项目开发组及校办、党办同志的积极配合，使我校的校园网行政管理系统得以成功应用。
